Odpověď na otázku „Jak dostat své nabídky a reklamu k zákazníkům?“ nazná od 1. července 2022 velkých změn. Znáte je všechny a jste na ně připravení?
Novela nevyžádaného (tele)marketingu
Když se dnes chcete obrátit na zákazníky s marketingovou zprávou napřímo, máte v zásadě dva zdroje kontaktů. Buď máte svou vlastní, soukromou databázi kontaktů, anebo „lovíte“ ve veřejném seznamu. Právě veřejných seznamů se citelně dotkla novela zákona o elektronických komunikacích účinná od 1. ledna 2022. Podle novely nebude možné od 1. července 2022 použít pro marketingové účely kontakt uvedený ve veřejném seznamu, pokud u něj nebude výslovně uvedeno, že si zákazník kontaktování za účelem marketingu přeje. Nejznámějšími veřejnými seznamy je třeba katalog Zlaté stránky nebo služba 1188. Za veřejný seznam se považují i tzv. náhodně vygenerovaná čísla. Veřejný seznam si může založit kdokoliv, kdo splní zákonná kritéria.
Zákaz nevyžádaného marketingu se nedotkne jen telefonních čísel, nově nebude možné bez zákazníkova výslovného souhlasu používat z veřejných seznamů ani e-mailové adresy. Kromě telemarketingu bude zakázané i nevyžádané rozesílání newsletterů a podobných marketingových zpráv. Stoupne důležitost soukromých databází. Jenže jak takovou veřejnou databázi vytvořit v souladu se zákonem?
Marketing jen se souhlasem
Pokud chcete zpracovávat osobní údaje fyzických osob za účelem marketingu ve své soukromé databázi (a zasílat jim newslettery, akční nabídky apod.), potřebujete k tomu mít právní důvod. Může to být smlouva se zákazníkem, případně jejho výslovný souhlas k tomu, že jejich kontaktní/osobní údaje můžete k marketingovým účelům použít. Pokud budete kontaktovat s nabídkou podnikatele, je možné ještě za určitých okolností uvažovat o vašem oprávněném zájmu, jako právním důvodu pro zpracování osobních údajů jeho zástupce. Jiné právní důvody zřejmě nepřichází v úvahu. Souhlas vám může fyzická osoba udělit např. zakliknutím check-boxu. Praxe: Zájemce na vašich webových stránkách vyplní svůj e-mail do políčka, kde je uvedeno, že se jedná o nepovinný údaj, přičemž pod políčkem je napsáno, že vyplněním e-mailové adresy se zákazník přihlašuje k odběru obchodních nabídek a zpracování svých osobních údajů za účelem zasílání obchodních sdělení. I tento postup je v pořádku, zaškrtnutí check-boxu ale není jedinou možností, jak souhlas fyzické osoby získat.
Pozor, i získávání souhlasu má svá jasná pravidla. Zejména musí být souhlas udělen svobodně. Proto nemůžete podmínit dokončení jiné objednávky nebo čerpání jiné služby tím, že vám zákazník udělí souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely marketingu. Takto vynucený souhlas je neplatný a zpracování údajů na jeho základě je od začátku nelegální. Zákazník má povinnost vám poskytnout jen takové osobní údaje, které potřebujete ke zpracování a realizaci objednávky – což je také v zásadě jediný účel, pro který můžete „povinně poskytnuté“ údaje využít.
Poskytnutí údajů pro účely marketingu musí být při objednávání zboží nebo jiných služeb pouze volitelnou možností. Povinná ovšem může být při např. registraci do nějakého vašeho věrnostního klubu a podobně. Sběr dat je v takovém případě postaven na principu: „Dej mi souhlas a čerpej nadstandardní výhody plynoucí z členství, anebo mi souhlas nedávej, ale dostaneš jen obvyklé služby.“ Tento model je v pořádku. Naopak není možný přístup: „Dej mi souhlas, nebo běž nakupovat jinam.“
A co když souhlas už máte?
Jestliže máte souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely marketingu z minulosti, nic se pro vás nezmění. Pro jistotu si však zkontrolujte, zda jste se k souhlasu dopracovali zákonnou cestou a zda v mezidobí nedošlo k jeho odvolání. To je totiž právo každého zákazníka – udělený souhlas odvolat. Jako zpracovatel nemůžete zákazníkovi nijak v odvolání bránit. Praxe: Zákazník se u vás registroval ve věrnostním klubu, přičemž součástí registrace byl i souhlas se zpracováním osobních údajů pro účely marketingu. Díky postavení „registrovaného člena“ čerpal zákazník při své druhé objednávce mimořádnou slevu. Po měsíci vám zákazník sdělil, že odvolává souhlas se zpracováním osobních údajů. Nemůžete mu zpětně naúčtovat poskytnutou mimořádnou slevu, protože takový postup by byl faktickým omezením práva na odvolání souhlasu. Takové omezení je zakázané.
Nezapomeňte vést evidenci souhlasů zpracování osobních dat
Jakmile vám zákazník svůj souhlas udělí, nezapomeňte ho evidovat. Je vaší zákonnou povinností souhlas zaznamenat a uchovat, a to včetně jména a data poskytnutí souhlasu. Pokud zpracováváte osobní údaje pro marketingové účely, musíte prokázat, že zákazník udělil souhlas se zpracováním osobních údajů. Pokud máte jiný právní důvod pro zpracování osobních údajů (plnění smlouvy, váš oprávněný zájem), musíte mít k dispozici údaje, který takový důvod prokážou.